Personvernerklæring

Sist oppdatert: 14.06.2026

Behandlingsansvarlig: Styret i Rælingen Musikklag

Rælingen Musikklag («RML») er en ideell, frivillig drevet organisasjon. Denne personvernerklæringen gjør rede for hvordan vi samler inn, behandler og sikrer personopplysninger for våre medlemmer, evt. foresatte og samarbeidspartnere.

1. Formålet med behandlingen

Vi behandler personopplysninger for å kunne:

  • Administrere medlemskap og korpsets daglige drift
  • Tilfredsstille krav og rapporteringsplikter til Norges Musikkorps Forbund (NMF).
  • Dokumentere medlemskap overfor offentlige myndigheter for å motta økonomisk støtte.
  • Gjennomføre arrangementer som blant annet seminarer, turer og dugnader

2. Hvilke opplysninger vi samler inn

Vi samler kun inn opplysninger som er nødvendige for korpsets drift:

  • For medlemmer (og foresatte ved mindreårige): Navn, adresse, telefonnummer, fødselsdato, e-postadresse, kjønn, registreringsdato og instrumentgruppe.
  • Aktivitet og fravær: Deltakelse og fravær på øvelser, konserter og seminarer.
  • Politiattest: Dette er ikke et krav for å være medlem hos oss. Vi registrerer kun dato for fremvist og godkjent politiattest for de som utfører oppgaver/dugnad knyttet til barn og ungdom. Selve attesten beholdes ikke.
  • Bilder og video: Eventuelle samtykker til bruk av bilder/video av medlemmet på sosiale medier, nettsider, eller i brosjyrer og plakater.
  • Andre midlertidige nødvendige opplysninger: Ved arrangementer, som turer og seminarer samler vi inn nødvendig informasjon. Dette slettes etter endt arrangement.

3. Rettslig grunnlag for behandlingen

  • Medlemskap: Innmelding i korpset utgjør et medlemskap. Vi trenger opplysningene for å oppfylle denne avtalen (sende info, kreve inn kontingent, osv.).
  • Rettslig forpliktelse: Vi er pålagt å rapportere medlemstall til offentlige myndigheter og NMF, samt lagre økonomiske data etter bokføringsloven.
  • Samtykke: Bruk av bilder/video til markedsføring og andre midlertidige opplysninger til enkelt arrangementer er frivillige å oppgi.

4. Deling av opplysninger med tredjeparter

Vi deler kun personopplysninger når det er nødvendig:

  • NMF (Styreportalen/Tutti): Vårt primære medlemsregister leveres av Norges Musikkorps Forbund via Styreportalen. Alle offisielle medlemsdata lagres her.
  • Google Workspace: Vi benytter Google-skjemaer og dokumenter tilknyttet korpsets offisielle konto for påmeldinger og administrasjon av arrangementer.
  • Tredjepartsleverandører: Ved turer og reiser videreformidles kun helt nødvendige opplysninger til leverandører, slik som reisebyråer, hoteller eller transportører.

5. Lagringstid og sletterutiner

Vi lagrer ikke personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet de ble samlet inn for.

  • Aktive medlemmer: Så lenge medlemskapet varer.
  • Midlertidig nødvendige opplysninger: Slettes umiddelbart etter at det aktuelle arrangementet (tur, konsert, øvelse etc.) er avsluttet.
  • Utmeldte medlemmer: Ved utmelding vil opplysningene slettes så langt det er teknisk og juridisk mulig*. Økonomiske opplysninger (fakturahistorikk) lagres i henhold til bokføringsloven.

* Merk om Styreportalen: Styreportalen (gjennom NMF) har tekniske begrensninger som hindrer fullstendig sletting av historikk. Profilen vil settes som «inaktiv/historisk» i påvente av systemoppdateringer eller sentral anonymisering fra NMF.

6. Korpsets hjemmeside og sosiale medier

  • Hjemmeside (ralingenmusikklag.no): Vi publiserer kontaktinformasjon til styremedlemmer, dirigenter og ledere. Bilder av medlemmer publiseres kun i tråd med innhentet samtykke, men tilstreber å bruke situasjonsbilder der enkeltpersoner ikke er i fokus, og unngår som hovedregel å navngi medlemmene uten særskilt tillatelse. Nettsiden bruker informasjonskapsler for å forbedre brukeropplevelsen og analysere trafikk.
  • Facebook og sosiale medier: Vi bruker sosiale medier til å informere om aktiviteter. Vi innhenter et generelt samtykke for bildebruk, men tilstreber å bruke situasjonsbilder der enkeltpersoner ikke er i fokus, og unngår som hovedregel å navngi medlemmene uten særskilt tillatelse.

7. Dine rettigheter

Du har utstrakte rettigheter når det gjelder dine personopplysninger:

  • Retten til innsyn i hva vi har registrert om deg.
  • Retten til å kreve retting av feilaktige opplysninger.
  • Retten til å kreve sletting (med mindre vi er lovpålagt å beholde dataene, f.eks. til regnskap).
  • Retten til å trekke tilbake samtykker (f.eks. til bildebruk) når som helst.

Henvendelser om innsyn, retting eller sletting rettes skriftlig til korpsets leder. Kontaktinformasjon finner du på vår hjemmeside.

8. Relevante lenker til samarbeidspartnere